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ExcelファイルをBento2に取り込む

Bento2を使ってみて、1回目のレポートを書きます。

今回は「Excelで作成したファイルをBento2に取り込んで、データベースをつくる。」という流れについて。

なぜ、いきなり外部ファイルを取り込む作業をしたかについて記述します。

以前のエントリーに記載しましたが、私は小学校の教員をしています。

おそらく多くの学校の先生は自分のクラスの児童生徒の名簿などをExcelでつくることが多く、(もちろん、Wordやワープロ、手書きという先生もいらっしゃいますが・・・)実際に私も学級事務処理の多くをExcelで行っています。

つまり、Bento2でライブラリを一から作るよりも、既存のExcelファイルを読み込んだ方が早いと考えたからです。


ということで、Excelファイルの読み込みについて検証してみます。

まず、はじめに用意したのは以下のようなExcelのファイル。

Excel2007(Macなら2008)を使用している同僚が周りにはいなく、ほとんど拡張子がxlsのファイルを扱うことが多いので、今回のファイル名は「児童名簿.xls」としました。

ちなみに項目は、

児童氏名、性別、生年月日、〒、住所、電話

保護者1氏名、保護者1携帯、保護者1メールアドレス、保護者1勤務先名、保護者1勤務先電話、

保護者2氏名、保護者2携帯、保護者2メールアドレス、保護者2勤務先名、保護者2勤務先電話、

緊急時連絡先名1、緊急時連絡先1電話、緊急時連絡先名2、緊急時連絡先2電話

の20項目。

※ブログに掲載することも考え、今回は架空の人物、住所、電話番号を使用しています。



まず、ExcelのファイルをFinderから直接ドロップ。

145ドロップ

すると、このようなウィンドウが表示されます。145フィールド
Excelのセルに入力された「レコード」とBento2の「フィールド」を対応させるための設定です。

フィールドタイプは以下の通り。

「児童氏名」→「テキスト」

「電話番号」→「電話番号」

というように対応させていけばよいのですが、ここで困ったことが。

郵便番号はよいのですが、住所が、「国」「都道府県」「市町村区」「番地」に分かれているのです。

OSXのアドレスブックで住所を入力する際も同じように分かれているので、これは、Bento2がOSXの仕様に合わせているのでしょう。

しかし、OSXの仕様に合わせているから仕方ない。というわけにはいきません。

郵便番号を「郵便番号」というフィールドに割り当てることもできても、

Excelの「住所」レコードをBento2の「アドレス」フィールドに合わせることができません。

なぜなら、Excelの住所のセルには、都道府県から番地まですべて入力してしまっているためです。

今回は仕方ないので、「都道府県」に割り当ててみました。

結果は以下のようになります。

 「都道府県」を表すフィールドにすべての住所が書かれてしまいます。

仕方ないので、次はExcelの「住所」レコードをBento2では「テキスト」にしました。

すると、こうなります。

郵便番号だけが「アドレス」フィールドになっていますが、それ以外の住所はただのテキストデータとして認識されてしまいました。



ウィンドウ左下のフィールドパネルを見る限りでは、郵便番号、国、都道府県などはロックされていて編集できないみたいです。(南京錠のようなアイコンがありますね。)



さて、話は戻り、フィールドの割り当てが終わったら、「読み込む」というボタンをクリックします。



すると、Bento2に新たなライブラリが作成されます。

しかし、読み込んだフィールドは縦に並んだだけの状態なので、自分が使いやすいようにレイアウトを変えます。

完成したのが以下の画像。(クリックで拡大)
145とりあえずできた

レイアウトを変える作業はマウスだけで行えるので、とても簡単でした。

Excelからの読み込みは以上のような流れで行われます。


作業を通じて感じたこと



1.レコード(フィールド)の種類を手動で設定しなければいけないことと、レイアウトを除いては自動で行われ、操作は簡単。


2.アドレス(住所)は国、都道府県などが分割されている。そのため、Excelで住所を入力する際は、あらかじめ都道府県、市町村区、番地を分けて入力しなければならない。もしくは、「アドレス」のフィールドを用いないで、「テキスト」として認識させる。

ただ、現実的に考えて、Excelで住所録を作る際に、都道府県、市町村区、番地などを分けて入力する人はあまりいないと思います。

まとめ

Excelの住所のデータをBento2で「住所」のデータとして認識させることは難しい。

次期バージョンでは改善されることを望みます。


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