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Bentoで会計

Bento2レポート第2回目です。

148bento前回はExcelで作成した名簿をBento2に取り入れようとしたのですが、住所を取り入れることができないことが分かりました。(くわしくはこちら

今回は私の苦手な仕事の一つである「学級会計」に挑戦してみたいと思います。

ちなみに、学級会計とは保護者から預かったお金を使ってテストやドリル、学習で使う教材を購入することです。

1人あたりの教材費には地域、学校によって差はありますが、決して少ない額のお金ではありません。こまめに記録していかないと、

「あの教材の支払いしただろうか?」

「お金が余っていると思って教材買ったら、今度は足りなくなってしまった!」

なんてことが起こりかねません。

ということで、今回は会計の作業をしてみたいと思います。

まずはじめに結論を言いますが、

Bento2は複雑な計算処理や表計算を得意としていません。

複雑な計算処理が必要な場合は、ExcelやNumbersを用いるのが賢明だと思います。

ですから、Bento2でどの程度の計算ができるのか、以下に記載します。


〔作業1〕ライブラリの作成

まず始めに、テンプレートから作ってみたいと思います。

選んだのは「支出」

会計処理に関係ありそうだと感じたので、これを選んでみました。

ところが、表示されたのは以下のようなもの。

「プロジェクト」「支払先担当者」など、学校には縁のないものばかり。

というわけで、今回は思い切ってすべてのフィールドを削除し、新たに作り直すことにしました。

(新たに作り直したフィールドについては後述)

〔作業2〕コレクションの作成

次に、作ったライブラリの中に、「収入」と「支出」の2つのコレクションを作ります。

収入と支出を別々に管理するためです。

〔作業3〕フィールドの作成

そして、次はそれぞれのコレクションに必要なフィールドを作成します。

今回作ったフィールドは以下の通り。

収入用として

項目名

内容

フィールドの種類

何月に徴収したか

選択

日付

徴収した日

日付

徴収額

1人あたりの徴収額

通過

人数

徴収した人数

数値

徴収額合計

徴収した金額の合計

計算

(徴収額×人数)

ちなみに、計算フィールドの作成は、以下のような手順。

フィールドのタイプは「計算」

その後、「続行」をクリック。

すると、以下のようなウィンドウに変わる。

フィールド名を入力後、2の「計算の指定」から、あらかじめ作成しておいたフィールドを右の枠内に挿入。

その際、演算記号も挿入。

今回は「徴収額」*「人数」という計算式。

演算記号をご覧になれば分かると思いますが、

「+、ー、*、/、( )」しかありません。

つまり、Bentoで計算するには、小学校で学習した計算を駆使する必要があります。

次に支出用として

項目名

内容

フィールドの種類

購入日

商品を購入した日

または納品した日

日付

日付

代金の納金した日

日付

教科名

どの教科の教材か

選択(国語、算数・・・)

製品名

製品の名前

テキスト

分類

製品の分類

選択(テスト、ドリル・・)

単価

商品の単価

通貨

購入数

講習した数

数値

合計金額

購入した金額の合計

計算

(単価×購入数)

領収書

領収書の有無

チェック

備考

備考

テキスト

そして、最後に収支の累計や残金を計算するための「累計」という計算フィールドを作成します。

計算式は「徴収額合計」ー「合計金額」としておきます。

このフィールドの活用については後述。

すべてのフィールドを作成したら、それを使いやすいように配置します。

こうしてできあがったのが以下のようなもの。

〔収入〕

左下のフィールドの一覧には、収入だけではなく、支出に関するフィールドも表示されていまが、収入に関するフィールドにだけチェックが入っています。

ここにレコードを使いするには矢印の部分をクリックすると、新規レコードとして記録できます。

集金日に記録すればいいだけです。

〔支出〕

こちらも同じように矢印の部分をクリックすると、新しいレコードを記録できます。

赤い四角の中は計算フィールドなので、自動的に計算される仕組みになっています。

支出のコレクションには日付に関するフィールドが2つあります。

これは、学校で教材を購入する場合、とりあえず商品を納品してもらって、支払いは後日にしてもらうことが多いためです。

これはいわゆる「つけ」というものではありません。

例えば、テストやドリル類といったものは、新学期が始まってすぐに注文をし、すぐに学習で使い始めなければいけません。

一方、家庭から集める教材費は、その都度集めるわけではなく、一年間に購入する総合計を10等分して、10ヶ月にわたって徴収することが多く、4月の段階では、注文した教材すべての代金を支払えるほど、お金を徴収していないからです。

そして、話は戻りますが、「収入」「支出」それぞれのコレクションで入力したレコードは、「学級会計」ライブラリのトップ(という言い方が正しいのかはわかりませんが)に反映されています。

〔学級会計〕

ウィンドウの右下のボタンをクリックすると、

Excelのような表の列ごとに「合計」「平均」などの集計をすることができる「集計行」が現れます。

図の中の

1番は、1人あたりの徴収額の合計

2番は、学級の徴収額の合計

3番は、1人あたりの教材の合計金額

4番は、学級全体で使った金額の合計

5番は、その時点での残額

を表しています。

はじめに申し上げましたが、Bento2では複雑な計算処理ができません。

例えば、ExcelやNumbersのように、他の列に入力された数値を参照して計算することもできません。

今回の場合は、「集計行」という機能では、

「累計」というフィールドの列を上から順に足すことしかできないというわけです。

そこで、「徴収額合計ー合計金額」という計算フィールドにしました。

6の四角の中をみると赤字になっているところがありますが、これは支払った項目のためマイナスとなっています。逆に収入のコレクションから入力されたレコードはすべて黒字になっています。

そして、このプラスになっているものマイナスになっているものを相殺した合計を出すことで、現時点での残金を計算することができます。

(うまく説明できなくてすみません・・・。)

では、「国語に関する教材だけ知りたい」という場合は、スマートコレクションを使います。

〔作業4〕スマートコレクションの作成

「ファイル」→「新規スマートコレクション」

すると、条件を入力する画面が出てきます。

四角の中の条件を作成すれば、その条件に当てはまるレコードを自動的に集めて表示してくれます。こんかい

上の画像のスマートコレクションは「支出」コレクションで「教科名」を「国語」にした場合のものです。国語のテストやドリルが表示されます。

他の条件でのスマートコレクションを作成すれば、いろいろなものができるはずです。

〔まとめと感想〕

・Bento2は複雑な表計算はできませんが、四則計算、合計程度であらば、十分できます。それらを駆使すれば、いろいろな計算が可能となります。

・「スマートコレクション」機能は非常に便利だと思います。特にデータベースを扱う場合、いろいろなところから条件に当てはまるデータを探し出すのは大変です。自動的に集めてくれるスマートコレクションは素晴らしい機能の一つです。

・今回作成したライブラリでは、支払いが終わったものだけを収支の計算に反映させることができません。レコードに記録した時点で収支計算をしてしまいます。

できれば、支払いが終わったものだけ計算する、言い換えれば、「商品をもらっていても、支払いが終わっていなければ(支払日が入力されていなければ)、計算に反映させない」という機能を盛らせられたらいいなと思います。

・今回は「学級会計」という特殊な会計についての話でしたが、四則計算などで対応できる会計処理(家計簿やクラブなどの団体の会計など?)にも応用は可能だと思います。

長いレポートになってしまいました。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。


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